Yazı İşleri Müdürlüğü

 

Abdulvahap DEMİR

Telefon: 0 412 831 20 36 - 116

 

Yazı İşleri Müdürlüğü  Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yönetmeliği

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ  

MADDE–1 – Bu Yönetmeliğin amacı; Kulp Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

KAPSAM 

MADDE–2 – Bu Yönetmelik Kulp Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü ve Bağlı Birimleri Kapsar.

 

DAYANAK

MADDE–3- Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18 m maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

TANIMLAR

MADDE–4- Bu Yönetmelikte geçen;

a).Başkan      : Kulp Belediye Başkanı

b).Belediye    : Kulp  Belediye Başkanlığı

c).Müdür       : Kulp Belediyesi Yazı İşleri Müdürü

d).Müdürlük  : Kulp Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü

e).Personel   :Kulp Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelini

 f).Meclis        : Kulp Belediye Meclisini

g).Encümen : Kulp Belediye Encümenini)

h).Komisyon : Kulp Belediyesi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Görev Yetki ve Sorumluluk

 

Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev Yetki Ve Sorumlusu Yazı İşleri Müdürüdür

 

MADDE -5 

  • Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye başkanından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar, Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir.  Müdürlük personelinin performans durumunu izler gerekli değerlendirmeleri yapar,
  • Kanun, Yönetmelik, Tüzük ve Genelgelerin kendine yüklediği sorumluluklar dahilinde Belediye Başkanın verdiği talimatları havale ettiği evrakları, verilen görevleri bu Yönetmelikte yer alan yetkileri çerçevesinde özenle   yapmak ve yürütmekle sorumludur.    Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlar
  • Başkanlıktan gerek Meclise, gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük, yönetmelik emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlar.
  • Meclis toplantı tarihini, Belediye başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerini, Belediye Kanununun 20. ve 21. maddeleri gereğince en az üç gün önceden zabıta personeli marifetiyle, faks ve telefon aracılığıyla Meclis üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapar, ayrıca Belediye Başkanlığının internet sayfasından kamuoyunu bilgilendirmek üzere yayımının kontrolünü yaptıktan sonra Meclis toplantısının yapılmasını sağlar.
  • Belediye Başkanı tarafından Belediye Encümenine havale edilen dosyalar doğrultusunda, Başkan Encümen gündemini hazırlar üyelere dağıtımını yaptırır, Encümen toplantısına Belediye Kanununun 33, Maddesi gereğince Belediye Başkanının görevlendirme yazısıyla Encümenin memur üyesi olarak toplantıya katılır, toplantıda alınan kararların sonuçlarıyla birlikte Encümen kayıt defterine kayıt edilmek suretiyle yazılmasını, internet ortamından yayımının yapılmasını, yazılan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra arşivlenmesini yaptırır,
  • Meclis toplantı gündemlerini Başkanın emirlerine göre hazırlar ve imzasına sunar. İmzalı gündemin zamanında Meclis Üyelerine dağıtılmasını sağlar
  • Meclis ve Encümen Toplantılarında görüşülen konulara ilişkin karar yazılarının hazırlanmasını, dağıtılmasını ve dosyalanmasını kontrolünü yapar
  • Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlar, başkanlığın onayına sunar
  • Kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük ve yönetmeliklerin temin ve dağıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini koordine eder.
  • Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan evrakların kayıt altına alınmasını  yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol eder.
  • Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak.

Yazı İşleri Müdürü Görev ve Hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanına karşı sorumludur.

 

Yazı İşleri Büro Görev Yetki ve Sorumluluğu  

MADDE–6-  

  • Belediye Başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların, Yazı İşleri Müdürüne sunmak, Müdür tarafından sevkinin yapılmasını sağlamak, kaydını yaptıktan sonra ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirmek
  • Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerini  havale ederek, vatandaşın talebiyle ilişkili Müdürlüğe yönlendirmek.
  • Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenlemek, Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlamak, meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydetmek ve sonuçlarını sütunlarına işlemek. .
  • Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlamak.
  • Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına kaybolmamasına özen göstermek.
  • Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda icra ederek sonuçlandırmak
  • Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında belirlenen standartlara uygun iş ve işlem yapmak, evrak mahrumiyetini korumak, kaybolmasından sorumlu olmak
  • Yazı işleri Müdürlük içi çalışmalar, müdür tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

Yazı İşleri Müdürlüğü personeli verilen görevi yasa, yönetmeliklere göre gerekli özeni gösterip, süratle yapmak zorundadır.

 

Evlendirme Büro görev ve Sorumluluğu 

MADDE- 7-

  • Resmi nikah kıymak isteyen adayların başvurularını kabul eder.
  • Nikah işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden alınmasını yapar, Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar.
  • Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu denetler, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul ederek, nikah akdinin gerçekleşeceği tarihi belirler.
  • Yapılan tüm nikah akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğüne gönderir.
  • Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikahlarını Belde dışında kıydırmak isteyen çiftlere izinname hazırlar.
  • Nikah işlemleri için istenen evraklar, Kulp  Belediye Başkanlığının Resmi internet sayfasından yayımlar ve ilgilenenlerin bilgilendirilmesini sağlar.
  • Nikah işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlemesini yapar.

 

Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Meclisi ile ilgili Görevleri 

MADDE–8

  • Belediye Meclisi 5393 sayılı Yasaya istinaden görev yapmaktadır. 5393 sayılı Yasada belirtildiği gibi Belediye Meclisi toplantıları her ayın ilk haftası yapılır.
    Belediye Meclisine gelen teklif yazıları Başkanlık Makamına havale edildikten sonra Meclis evrak defterine kayıt edilir. Meclis gündemi Belediye Başkanı tarafından belirlenir. Gündeme alınan teklifler Belediye Meclisinde görüşmeye açılır. Görüşülen teklifler karara bağlanır veya komisyona havale edilir. Karara bağlanan Tekliflerin kararları 5 suret yazılıp imza altına alınır. Kararlar daha sonra 5216 sayılı Kanununa göre Büyükşehir Belediye Başkanlığına onanmak üzere gönderilir.  Kararların aslı ilgili dosyasına suretleri de Meclis Karar suretleri dosyasına kaldırılır.

 

Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Encümeni ile ilgili Görevleri   

MADDE–9

  •  Belediye Encümeni 5393 sayılı yasaya göre görev yapar. Her  hafta Cuma       günü toplanır. İlgili müdürlüklerden gelen teklifler Başkanlıktan onay alındıktan sonra müdürlüğümüze gelir, gelen evrak defterine kayıt edilen teklif dosyaları Encümen Toplantısına sunulmak üzere gündeme alınır. Gündeme alınan teklif dosyaları incelenir. Karara bağlanan teklifler Encümen Karar defterine kayıt edilip, kararları yazılır, imzaya sunulur, imzaları tamamlandıktan sonra ilgili müdürlüğe gereği yapılmak üzere gönderilir. Kararlar 2 nüsha yazılır imza altına alınır. Bütün encümen kararlarının karar tarih ve numarasına göre kararın ikinci sureti ilgili müdürlüğe  teslim edilir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

ORTAK HÜKÜMLER

Tüm Personel

 MADDE–10

  • Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgilerden başkasına açıklamada bulunamaz.
  • Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
  • Görevleri ile ilgili doğrudan doğruya ve ya dolayısıyla ilgili kimselerin hizmet ve ikramlarını kabul edemez ve bunlarla alışverişte bulunamazlar bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç parada veremezler
  • Mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler.
  • Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. Devir teslim cetvelleri Müdürlükte saklanır.
  • Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

 

 MADDE–11- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır

 MADDE–12- Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip y ürürlüğe girer.

 MADDE–13- Bu Yönetmelik hükümlerini  Kulp Belediye Başkanı yürütür.